Eine Gruppe, viele Persönlichkeiten
Guldsmeden Hotels betreibt Boutiquehotels in Dänemark, Norwegen, Deutschland und auf Bali, mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit. Jedes hat seinen eigenen Stil, sein eigenes Team und seine eigenen Gäste, und die Fragen reißen nicht ab: Zimmer und Familien, Parken, Spa und Pool, später Check-out sowie Anfragen für Meetings, Konferenzen und Firmenvereinbarungen.
Guldsmeden Hotels wollte jedem Gast schnell antworten, in der Tonalität jedes Hotels und in der Sprache des Gastes, ohne der Rezeption mehr Arbeit zu machen. Und jede wertvolle Anfrage sollte das richtige Team mit allen Details erreichen.
- pro Tag an der Rezeption eines einzigen Hotels gewonnen, nach nur vier Wochen Pilot
- 30–40 Min.
- auf Opally innerhalb von drei Monaten nach dem ersten Chat
- 8 Hotels
- vom Go-live bis zu den ersten Gäste-Leads
- < 1 Woche
Klein angefangen
Guldsmeden Hotels begann mit einem Kanal in einem Hotel und ist von dort aus gewachsen.
April 2026
Ein Chat-Pilot in einem Hotel
Opally ging auf der Website des Bryggen Guldsmeden in Kopenhagen live, beantwortete Gäste rund um die Uhr und verlinkte direkt in die Buchungsmaschine.
Mai 2026
Antwortentwürfe an der Rezeption
Opally begann, Antwortentwürfe im Rezeptionspostfach des Hotels zu schreiben; das Team prüft und versendet jede Antwort selbst. Nach vier Wochen gewann die Rezeption bereits Zeit zurück.
Juni 2026
Ausgerollt auf acht Hotels
Der Chat ging in sieben weiteren Hotels in Dänemark, Norwegen und Deutschland sowie auf der Gruppenwebsite live, und Antwortentwürfe folgten in weiteren Hotels.
Juli 2026 – heute
Formulare, und es geht weiter
Opally Formulare übernahmen Meeting-, Event- und Firmenanfragen auf der Website, und das Setup ist seitdem weiter gewachsen.
“Das Feedback zu Opally ist sehr positiv. Meine Kolleginnen und Kollegen haben an der Rezeption mehr Zeit gewonnen, bis zu 30–40 Minuten im Laufe eines Arbeitstages.”
E-Mail, Chat und Formulare mit demselben Wissen
Jedes Hotel hat in Opally sein eigenes Wissen, von Zimmern und Ausstattung bis zu Richtlinien und Tonalität. E-Mail, Chat und Formulare antworten alle auf dieser Grundlage, sodass ein Gast überall dieselbe richtige Antwort bekommt.
Email AI
Antwortentwürfe in den Rezeptions- und Buchungspostfächern in Outlook, in der Sprache des Gastes und in der Tonalität jedes Hotels. Das Team prüft und versendet jede Antwort selbst.
Chat AI
Sofortige Antworten auf der Website jedes Hotels, Tag und Nacht, mit Live-Verfügbarkeit, Spa- und Tischzeiten und Links direkt in die Buchungsmaschine.
Formulare
Strukturierte Anfragen für Meetings, Konferenzen, Events und Firmenvereinbarungen, weitergeleitet an das richtige Team im richtigen Hotel.
Meetings, Konferenzen und Firmenvereinbarungen
Neben Zimmerbuchungen richtet Guldsmeden Hotels Meetings, Konferenzen und Feiern aus und bietet Vereinbarungen für Unternehmen an. Diese Anfragen sind wertvoller, und das Team braucht die richtigen Details, bevor es antworten kann.
Mit Opally Formularen beschreiben Planer auf der Website, was sie brauchen, und die Anfrage geht mit den wichtigsten Details an das richtige Hotel oder an Corporate Sales. Kommt eine Meeting-Anfrage stattdessen per E-Mail, kann sie in dieselbe strukturierte Anfrage umgewandelt werden.
Meetings und Konferenzen
Ein gemeinsames Formular für die ganze Gruppe erfasst Daten, Teilnehmerzahl und Raumbedarf, bevor das Eventteam antwortet.
Firmenvereinbarungen
Unternehmen können eine Firmenvereinbarung direkt auf der Website anfragen, und die Anfrage geht an Corporate Sales.
Events und Feiern
Hochzeiten, Dinner und Feiern haben ihr eigenes Formular, damit das Team den Anlass von der ersten Nachricht an kennt.
Gemeinsam gebaut, Woche für Woche
Das Setup ist in enger Zusammenarbeit gewachsen. Emil und das Opally-Team treffen sich jede Woche, und Feedback aus den Rezeptionen fließt direkt in die nächste Verbesserung ein, für ein Hotel oder für alle auf einmal.
“Hinter der schönen Kulisse eines Hotels braucht es einen robusten Tech-Stack. Mit Opally haben wir schnell gesehen, wie viel Zeit wir sparen, von Gästemails an der Rezeption bis zum Nachfassen jedes Firmen-Leads. Und genauso wertvoll: Wir haben jetzt Daten darüber, wonach unsere Gäste fragen, warum sie fragen und wann.”
Ergebnisse
- Bis zu 30–40 Minuten pro Tag mehr Zeit an der Rezeption eines Hotels, gemessen nach vier Wochen und vor dem Rollout auf acht Hotels
- Chat in acht Hotels und auf der Gruppenwebsite innerhalb von drei Monaten
- Antwortentwürfe in vier der Hotels, immer vom Team geprüft und versendet
- Meeting-, Konferenz- und Firmenanfragen kommen strukturiert an und gehen direkt an das richtige Team
- Chatverläufe für die Rezeption übersetzt, damit alle nachfassen können
- Eine Übersicht über alle Hotels für das zentrale Digitalteam
