Ein familiengeführtes Hotel und Spa in Småland
Eingebettet in die Wälder nahe Isaberg in Småland heißt das Hestraviken Hotel & Riverside Spa seit 1966 Gäste willkommen. Die Familie Hellström hat eine Destination geschaffen, an der Natur, Entspannung und Gastronomie in einer Umgebung zusammenkommen, die sich sowohl intim als auch inspirierend anfühlt. Vom Spa am Fluss bis zum preisgekrönten Restaurant spiegelt jedes Detail Jahrzehnte an Gastfreundschaftserfahrung wider, die über Generationen weitergegeben wurde.
Die Gästekommunikation über so vielfältige Angebote hinweg zu managen—Hotelzimmer, Spa-Behandlungen, Restaurantreservierungen und Konferenzeinrichtungen—stellt eine besondere Herausforderung dar. Gäste haben oft komplexe Anfragen, die mehrere Services umfassen, und die Erwartungen an Antwortzeiten waren noch nie höher. Die Familie brauchte eine Lösung, die ihre warme, persönliche Note bewahren konnte und gleichzeitig das Volumen und die Vielfalt moderner Gästekommunikation bewältigt.
Ein Opally-Assistent für E-Mail, Web und Social
Hestraviken implementierte Opallys vollständige Suite: Der E-Mail-Assistent bearbeitet die tägliche Korrespondenz, der Website-Chatbot bietet sofortige Antworten für Besucher, die Pakete und Verfügbarkeit erkunden, und Meta-Integrationen bringen dieselben intelligenten Antworten zu Messenger und Instagram. Ob ein Gast eine E-Mail über ein Spa-Wochenende schickt, nach Restaurantöffnungszeiten im Chat fragt oder sich über Instagram nach der Tagungsraumkapazität erkundigt—sie erhalten konsistente, genaue und warmherzig formulierte Antworten.
Dieser Omnichannel-Ansatz bedeutet, dass die Gastfreundschaft der Familie Hellström jeden digitalen Touchpoint erreicht. Gäste, die ihren bevorzugten Kommunikationskanal wählen, erleben nie einen Qualitätsverlust im Service. Der KI-Assistent hat den Ton der Familie gelernt—hilfsbereit ohne formell zu sein, kompetent ohne kalt zu wirken—und wendet ihn konsistent über alle Plattformen an.
Techotel-Integration für korrekte Preise und Verfügbarkeit
Im Zentrum von Hestravikens Opally-Implementierung steht die Integration mit Techotel, ihrem Property-Management-System. Wenn ein Gast nach Verfügbarkeit für ein Spa-Wochenende im Oktober oder Zimmerpreisen für eine Konferenzgruppe fragt, schätzt Opally nicht—es prüft Live-Daten und antwortet mit exakter Verfügbarkeit, aktuellen Preisen und relevanten Paketoptionen.
Diese Echtzeit-Genauigkeit hat transformiert, wie Hestraviken Buchungsanfragen bearbeitet. Gäste erhalten vollständige Informationen in der ersten Antwort, einschließlich verfügbarer Zimmertypen, Paketinhalte und Preise. Die Tage des E-Mail-Hin-und-Her zur Bestätigung der Verfügbarkeit sind vorbei, ersetzt durch effiziente Gespräche, die sich natürlich zur Buchung bewegen. Für ein familiengeführtes Hotel, das mit größeren Hotelketten konkurriert, macht dieses Reaktionsniveau einen bedeutenden Unterschied.
Das Riverside-Spa-Erlebnis aufwerten
Das Riverside Spa ist eines der beliebtesten Angebote von Hestraviken, und Spa-bezogene Anfragen machen einen erheblichen Teil der Gästekommunikation aus. Fragen zur Behandlungsverfügbarkeit, Spa-Zugang für Tagesgäste, Paketkombinationen und spezielle Wellness-Retreats erhalten jetzt sofortige, detaillierte Antworten, die die ruhige Atmosphäre einfangen, die Gäste erwarten können.
Opally wurde auf jeden Aspekt des Spa-Erlebnisses trainiert—von der holzbefeuerten Sauna am Fluss bis zu den Signature-Treatments und saisonalen Angeboten. Wenn potenzielle Gäste anfragen, erhalten sie nicht nur Verfügbarkeit und Preise; sie bekommen ein Gefühl dafür, was das Riverside Spa besonders macht. Diese durchdachte Kommunikation hilft Gästen, das richtige Erlebnis zu wählen und mit klaren Erwartungen anzureisen, was die Zufriedenheit von der allerersten Interaktion an steigert.
Weniger Administration, mehr Zeit fürs Gastgebersein
Für ein familiengeführtes Hotel, bei dem die Eigentümer oft persönlich in Gästeerlebnisse eingebunden sind, ist Zeit kostbar. Vor Opally verbrauchte das Beantworten von E-Mails und Nachrichten Stunden, die man hätte nutzen können, um Gäste zu begrüßen, Menüs zu verfeinern oder das Anwesen zu verbessern. Jetzt werden Routineanfragen automatisch bearbeitet, während das Team Antworten prüft und genehmigt und so die Qualitätskontrolle ohne den manuellen Aufwand beibehält.
Die Wirkung geht über Effizienz hinaus. Das Personal berichtet, dass es sich in der Hochsaison weniger überwältigt fühlt, und Gäste kommentieren, wie schnell sie hilfreiche Antworten erhalten. Die Familie Hellström kann sich auf das konzentrieren, was sie am besten kann—unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, die in schwedischer Natur und Gastfreundschaft verwurzelt sind—während Opally sicherstellt, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt, egal wann oder wo sie eintrifft.
Ergebnisse
- Live-Preise und Verfügbarkeit aus Techotel in jeder Antwort integriert
- 24/7 Omnichannel-Support über E-Mail, Website-Chat, Messenger und Instagram
- Schnellere, vollständigere Antworten auf Hotel-, Spa-, Restaurant- und Tagungsanfragen
- Konsistent warmer Ton, der drei Generationen Familiengastfreundschaft widerspiegelt
- Reduzierte Buchungsreibung durch genaue Informationen in der ersten Antwort
- Mehr Zeit für die Familie, sich auf unvergessliche Gästeerlebnisse zu konzentrieren
