Ein ruhiges Boutiquehotel, geprägt von persönlicher Präsenz
Hotel Oasia in Aarhus ist für ein ruhiges, persönliches Gästeerlebnis bekannt. Das Rezeptionsteam ist stolz darauf, echte menschliche Begegnungen in der Lobby zu schaffen. Deshalb wurde die Idee, KI in der Gästekommunikation einzusetzen, zunächst mit gesunder Skepsis betrachtet.
Das Ziel war nie, Service automatisiert wirken zu lassen. Es ging darum, wiederkehrende Bildschirmarbeit zu reduzieren, schriftliche Kommunikation warm und präzise zu halten und dem Team mehr Raum für die Gäste zu geben, die direkt vor ihnen stehen.
"Opally hat unsere Wahrnehmung mit der Zeit vollständig verändert. Es ist beeindruckend zu sehen, wie die Plattform dynamisch aus unserem Input lernt und heute Oasias warme Markenstimme genau trifft. Indem Opally die umfangreicheren, wiederkehrenden Gästeanfragen und E-Mails in Sekunden vorbereitet, sparen wir mehrere Stunden am Bildschirm, ohne bei der Qualität unserer schriftlichen Kommunikation Kompromisse einzugehen."
Von Skepsis zu Vertrauen im Alltag
Die ersten Entwürfe brauchten noch einiges an Feinschliff durch das Team. Mit der Zeit lernte Opally aus dem Feedback, passte sich den bevorzugten Formulierungen von Oasia an und traf den warmen Ton des Hotels immer genauer.
Heute hilft Opally dem Team, umfangreichere wiederkehrende Gästeanfragen und E-Mail-Entwürfe in Sekunden vorzubereiten. Das Team behält die Kontrolle über die finale Nachricht, während der repetitive Teil der Arbeit deutlich schneller wird.
Eine praktische Einrichtung für E-Mail und Webchat
Hotel Oasia nutzt Opally dort, wo Gästekommunikation beginnt: im Posteingang und auf der Website. Die Einrichtung unterstützt das Team, ohne den Charakter des Hotelerlebnisses zu verändern.
E-Mail-Entwürfe
Wiederkehrende Gäste-E-Mails werden zu prüfbereiten Entwürfen in einem knappen, natürlichen Ton, den das Team schnell freigeben oder anpassen kann.
Website-Gespräche
Besucher können direkt auf der Website Fragen stellen und hilfreiche Antworten erhalten, bevor ein Gespräch persönliche Nachverfolgung braucht.
Lernen mit der Zeit
Korrekturen und Feedback werden Teil der Einrichtung, sodass Antworten immer näher an Stil und Richtlinien des Hotels heranrücken.
Mehr Energie für die Hotelmomente, die zählen
Weil Opally einen größeren Teil der wiederkehrenden schriftlichen Arbeit übernimmt, spart das Rezeptionsteam mehrere Stunden am Bildschirm, ohne die Qualität der Kommunikation zu senken.
Diese Zeit fließt zurück in das Hotelerlebnis: Gäste willkommen heißen, persönliche Situationen lösen und den ruhigen, aufmerksamen Service schaffen, für den Hotel Oasia bekannt ist.
Ergebnisse
- Mehrere Stunden am Bildschirm bei wiederkehrender Gästekommunikation eingespart
- Schnellere E-Mail-Entwürfe, während das Team die Qualitätskontrolle behält
- Ein wärmerer und konsistenterer schriftlicher Ton, der zu Hotel Oasia passt
- Website-Webchat hilft Gästen mit Antworten, bevor Nachverfolgung nötig ist
- Mehr Kapazität für das Rezeptionsteam, bei den Gästen vor Ort präsent zu sein