Vom ersten Test zur vollständigen Einführung
Stammershalle Badehotel hat Opally implementiert, um die Gästekommunikation zu optimieren und die Zeit für E-Mails und Website-Anfragen zu reduzieren. Sie begannen mit dem E-Mail-Assistenten, um die Effektivität zu validieren, und nach starken Ergebnissen setzten sie den Chatbot auf ihrer Website ein. Der Chatbot antwortet jetzt automatisch auf Buchungsanfragen mit Live-Verfügbarkeitsdaten aus ihrem Property-Management-System und bietet Gästen 24/7 genaue Preise und Zimmerverfügbarkeit.
Das Team hat Dokumente, Website-Inhalte, interne Wissensbasen und Richtlinien hochgeladen, um sicherzustellen, dass die KI genau und markenkonform antwortet. Dies bietet eine solide Grundlage, damit Opally qualitativ hochwertige Antworten liefern kann, während Hausregeln und Tonalität respektiert werden.
Reibungslose Integration
Ein Hauptgrund für die reibungslose Einführung ist, dass Opally direkt in bestehende Tools und Routinen passt. Der E-Mail-Assistent funktioniert in normalen Posteingangs-Workflows und über Webformulare, sodass Mitarbeiter kein neues Ticketsystem lernen oder Fenster wechseln müssen. Wenn eine Gäste-E-Mail oder ein Formular ankommt, schlägt Opally eine Antwort in der Stimme und den Richtlinien des Hotels vor, die in Sekunden genehmigt oder angepasst werden kann. Alles bleibt an den gleichen Stellen wie zuvor sichtbar.
Dieser Ansatz minimiert das Change Management. Rezeption und Reservierungen arbeiten wie gewohnt weiter — nur schneller. Genehmigungen, Übergaben und Versand bleiben in bestehenden Prozessen, während Opally das Lesen, Verstehen und Verfassen übernimmt. Das Ergebnis ist deutlich weniger manuelle Arbeit ohne zusätzlichen operativen Overhead.
“Mit Opally sparen wir jeden Monat Dutzende Stunden bei E-Mails. Ich bin so froh, dass jede Stunde, die meine Rezeptionisten beim Schreiben von E-Mails sparen, sie stattdessen damit verbringen können, mit Gästen zu sprechen, Spaß zu haben und Präsenz zu bieten.”
Ein-Tages-Onboarding
Es dauerte nur einen einzigen Tag, um zu starten. Opally wurde mit E-Mail-Workflows verbunden, lud den Inhalt und schlug Antworten vor, die Mitarbeiter mit einem Klick genehmigen konnten. Am selben Tag sah das Team, wie viel repetitive Arbeit automatisiert werden konnte, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
Lernen, das sich im Laufe der Zeit ansammelt
Das Hotel schätzt besonders das Lernen. Wenn Mitarbeiter Vorschläge genehmigen oder anpassen, erfasst Opally die Signale und verbessert zukünftige Antworten — einschließlich bevorzugter Formulierungen, saisonaler Richtlinien, Zimmerdetails und Upsell-Anleitungen. Wenn Menüs, Pakete oder Richtlinien sich ändern, wird das Material einfach zu den Wissensquellen hinzugefügt und Opally passt sich an.
Verbesserungen geschehen mit starken Leitplanken. Das System respektiert Quellen und Grenzen und liefert sichere, fundierte Antworten — das Team behält die Kontrolle, während der Bedarf an repetitivem Tippen abnimmt. Im Laufe der Zeit werden Antworten konsistenter, neue Mitarbeiter arbeiten sich schneller ein und Gäste erhalten häufiger vollständige Antworten in der ersten Nachricht.
Ergebnisse
- Stunden jeden Monat bei E-Mail- und Website-Anfragen gespart
- Reibungslose Einführung — Arbeit in bestehenden Tools und Prozessen
- Antworten, die Richtlinien, Ton und Markenrichtlinien widerspiegeln
- Lernen, das die Qualität durch tägliche Genehmigungen und Bearbeitungen verbessert
- Website-Chatbot mit Live-PMS-Integration für genaue Verfügbarkeit und Preise
