Ein klassisches Hotel an der Spitze Dänemarks
Das Foldens Hotel liegt im Herzen von Skagen, Dänemarks nördlichster Stadt, wo zwei Meere aufeinandertreffen. Das Hotel heißt seit Generationen Gäste willkommen und bietet ein authentisches dänisches Küstenerlebnis mit dem Charme und Charakter, für den Skagen bekannt ist. Von Künstlern und Familien bis hin zu Paaren, die einen Küstenurlaub suchen, zieht das Hotel eine vielfältige Mischung von Gästen an, die vom einzigartigen Licht und der Landschaft Nordjütlands angezogen werden.
Mit einem stetigen Strom von Buchungsanfragen per E-Mail und über die Website—besonders während der geschäftigen Sommersaison—brauchte das Team eine Möglichkeit, das Volumen zu bewältigen, ohne den persönlichen, aufmerksamen Service zu beeinträchtigen, den Gäste von einem Hotel in Skagen erwarten. Antwortzeiten waren wichtig, und Genauigkeit ebenso: Gäste möchten genau wissen, was verfügbar ist und zu welchem Preis, bevor sie sich entscheiden.
Schnellere, intelligentere E-Mail-Antworten
Das Foldens Hotel implementierte Opallys E-Mail-Assistent, um den täglichen Strom von Gästeanfragen zu bewältigen. Fragen zur Zimmerverfügbarkeit, Saisonpreisen, Familienpaketen und lokalen Empfehlungen erhalten nun innerhalb von Sekunden Antwortentwürfe. Das Team überprüft und sendet, was erhebliche Zeit bei jeder Anfrage spart und gleichzeitig den warmen, einladenden Ton beibehält.
Was das Setup besonders effektiv macht, ist die direkte Verbindung zu Spectra, dem Property-Management-System des Hotels. Wenn ein Gast per E-Mail nach Verfügbarkeit für eine Woche im Juli oder Preisen für ein Superior-Zimmer mit Meerblick fragt, prüft Opally Live-Daten von Spectra und fügt die korrekte Verfügbarkeit und Preise in den Antwortentwurf ein. Kein manuelles Nachschlagen, kein Raten—nur genaue Informationen, die Gespräche zur Buchung führen.
Ein Chatbot, der rund um die Uhr Leads erfasst
Der Opally-Chatbot auf der Website des Foldens Hotels dient als 24/7 erster Kontaktpunkt. Besucher, die das Hotel erkunden, können sofort Antworten zu Zimmertypen, Annehmlichkeiten, Check-in-Zeiten und Sehenswürdigkeiten in Skagen erhalten. Der Chatbot spricht mit der Stimme des Hotels—freundlich, hilfsbereit und mit lokalem Wissen.
Aber der wahre Wert geht über das Beantworten von Fragen hinaus. Der Chatbot ist eine Lead-Generierungsmaschine. Wenn Besucher Buchungsabsicht zeigen—nach bestimmten Daten, Zimmerverfügbarkeit oder Gruppenaufenthalten fragen—erfasst der Chatbot ihre Details und erstellt einen qualifizierten Lead für das Team. Statt die Website zu verlassen, ohne zu handeln, werden Besucher in ein Gespräch eingebunden und zur Buchung geführt. Das Ergebnis sind mehr erfasste Anfragen, besonders außerhalb der Rezeptionszeiten.
Spectra-Integration für Echtzeit-Genauigkeit
Im Kern des Opally-Setups des Foldens Hotels steht die Integration mit Spectra. Sowohl der E-Mail-Assistent als auch der Chatbot verbinden sich direkt mit dem PMS und rufen Live-Verfügbarkeit, Zimmertypen und aktuelle Preise ab. Wenn ein Gast fragt, ob nächstes Wochenende ein Doppelzimmer verfügbar ist, bekommt er die echte Antwort—keine Schätzung.
Diese Genauigkeit ist besonders wichtig in der Hochsaison, wenn sich die Verfügbarkeit schnell ändert. Ein Zimmer, das heute Morgen frei war, kann am Nachmittag gebucht sein. Mit der Spectra-Integration spiegelt jede Antwort den aktuellen Stand des Hotelinventars wider, ob per E-Mail oder Chatbot. Gäste vertrauen den Informationen, die sie erhalten, und die Buchungsreise beginnt mit Vertrauen statt Unsicherheit.
Mehr Zeit für Gäste, mehr Leads aus dem Web
Die Kombination aus E-Mail-Assistent und Chatbot hat den Arbeitsalltag des Foldens Hotels transformiert. Das Rezeptionsteam verbringt deutlich weniger Zeit mit dem Schreiben von E-Mail-Antworten und dem Nachschlagen von Verfügbarkeiten im PMS. Stattdessen überprüfen sie KI-erstellte Antworten, die bereits die richtigen Informationen enthalten, und senden sie mit einem Klick. Die eingesparte Zeit summiert sich schnell, besonders im Sommer, wenn das Anfragevolumen seinen Höhepunkt erreicht.
Gleichzeitig arbeitet der Website-Chatbot rund um die Uhr und stellt sicher, dass kein Besucher ohne Antwort geht. Die Lead-Generierung war ein herausragender Vorteil—sie erfasst Kontaktdaten und Buchungsabsicht von Website-Besuchern, die sonst möglicherweise nur geschaut und gegangen wären. Für das Foldens Hotel geht es bei Opally nicht nur um Effizienz. Es geht darum, mehr Interesse in Buchungen umzuwandeln und gleichzeitig die persönliche Note zu bewahren, die einen Aufenthalt in Skagen besonders macht.
Ergebnisse
- Echtzeit-Verfügbarkeit und Preise von Spectra in jeder E-Mail- und Chat-Antwort
- Erhebliche Zeitersparnis bei der täglichen E-Mail-Korrespondenz
- 24/7 Chatbot erfasst qualifizierte Leads von Website-Besuchern
- Mehr Anfragen durch sofortige, genaue Antworten in Buchungen umgewandelt
- Rezeptionsteam befreit, um sich auf das Gästeerlebnis vor Ort zu konzentrieren